Şirketlerin 2012 yılı bütçelerini hazırladıkları şu günlerde
Euro bölgesi ülkelerinde ve ABD’de yaşanan ekonomik ve buna bağlı olarak
yaşanan siyasi istikrarsızlık, küresel resesyon(ekonomik durgunluk) riski ve
belirsizlikler bütçe öngörülerini oldukça zorlaştırmaktadır.
ABD ve AB ülkelerinde yaşanan bu
tablo, küresel ekonomide pek çok riski de beraberinde getirmektedir. Bunlara ek
olarak Türkiye ekonomisindeki cari açık riski de düşünüldüğünde 2012 yılı bütçe
varsayımlarını oluşturmak daha da zor hale gelmektedir. Global ekonomide
yaşanan olumsuzluklara bağlı konuşulmakta olan “ikinci dip” olasılığı yine
bütçe öngörüleri üzerinde önemli bir baskı oluşturmaktadır.
Şirketlerde bütçe çalışmalarının
sürmekte oldu şu günlerde, özellikle şu konulara dikkat edilmesinin bütçenin
doğru kurgulanabilmesi açısından önemli olduğunu düşünüyorum.
Öncelikle, şirket stratejisine
paralel bütçe varsayımlarının belirlenmesi gerekmektedir. Bu varsayımlar
belirlenirken makro ekonomik göstergelerle şirketin faaliyet gösterdiği
sektörün göstergelerinin iyi analiz edilmesi gerekliliği unutulmamalıdır. Makro
ekonomik göstergeler açısından baktığımızda 2012 yılı ekonomik büyüme
öngörüsü(GSYİH büyüme oranı), yıllık enflasyon beklentisi, döviz kurları, faiz
oranlarının hareketliliği, hammadde(faaliyet gösterilen sektöre göre)
fiyatlarındaki değişim beklentileri, sektör performansı gibi verilerin
incelenmesi ve bunlara göre şirket bütçesinde kullanılacak oranların
belirlenmesi gerekmektedir. Bu oranların şirket içi kadrolarca yorumlanması
ve/veya tahmin edilmesi gibi konularda bilgi eksikliğinin olduğu işletmelerde,
bu verileri yayınlayan kurum ve kuruluşların yorumları da baz alınarak
çalışmalar sürdürülebilir. Bu veriler için hükümet tarafından yayınlanan üç
yıllık orta vadeli plan öngörüleri, TC Merkez Bankası tarafından yayınlanan
rapor verileri, IMF tarafından yayınlanan ülke raporları, OECD ülke mütalaa
raporları, ticaret ve sanayi odaları gibi kuruluşların raporları, sektörel
dernek ve meslek birlikleri gibi sivil toplum kuruluşlarının yayınladığı
raporların içeriklerinden faydalanılabilir. Bu veriler kullanılarak şirketimize
ait bütçe varsayımları netleştirilir ve şirket geneline duyurularak, bütçe
çalışmalarına dâhil olan birimler tarafından bu varsayımların kullanılması
sağlanmalıdır. Şirket genel stratejisi gereği ve makro ekonomik beklentilere
bağlı olarak şirketin 2012 yılında büyüme, küçülme veya mevcudu koruma gibi alt
stratejisi belirlenir ve çalışmalar bu doğrultuda devam ettirilir.
İkinci olarak, bütçe çalışma
planı yapılır. Unutulmamalıdır ki bütçe sadece finansman ya da muhasebe
departmanları tarafından tek başına yapılacak kadar basit bir çalışma değildir.
Bütçe çalışmaları şirketin geneli tarafından yapılır ancak planlama, yürütme ve
koordinasyon görevi finansman ya da muhasebe departmanlarına verilir. Bu
nedenle bütçe çalışmalarının sağlıklı bir şekilde sürdürülebilmesi ve istenilen
zamanda tamamlanabilmesi için iyi bir bütçe çalışma takvimine ihtiyaç vardır.
Şirketin süreçlerinin
başlangıcına göre bütçenin başlangıç çalışmasında sıralama değişmektedir.
Örneğin süreçleri sipariş almak ile başlayan (siparişe üretim yapan) işletmeler
için süreç satış tahminleriyle başlarken, siparişe üretim (yani önce satıp,
sonra üreten)yapmayan şirketlerde süreç üretim ile başlayabilir. Bu durumda
bütçenin hazırlık aşamasındaki iş sıralaması da buna göre değişir. Örneğin,
siparişe üretim yapan bir şirkette bütçe çalışmalarının akışı şu şekilde olur;
1. Önce bütçe varsayımları belirlenir ve şirket
genelinde ilgili birimlere yayınlanır.
2. Satış departmanı yayınlanan bütçe varsayımlarına
bağlı olarak yıllık satış tahminlerini yapar(Sektör gereği bir dönemsellik söz
konusu ise bunu da dikkatte alarak tahminler yapılır).
3. Satış departmanı tarafından yapılan satış
tahminleri onaylandıktan sonra üretim departmanına veriler aktarılır. Üretim
departmanı bu satış rakamlarına göre (kapasiteyi göz önünde tutarak) ürün
reçete ve rotalarına göre üretim planını yapar. Bu süreçte bir MRP çalıştırarak
bu üretimi yapmak için ürün reçetesinde yer alan hammadde, yarı mamul, sarf
malzemesi, işçilik gibi reçetede yer alan malzemelerden ne miktarda ihtiyacı
olduğunu belirler.
4. Çalıştırılan malzeme ihtiyaç planına (MRP’ ye)
göre ortaya çıkan talepler satın alma birimine aktarılır. Satın alma birimi bu
ihtiyaçlara göre tedarik sürelerini de dikkate alarak bir satın alma planı
oluşturur. Tabi bu arada malzeme ihtiyaç planı yapılırken stok bakiyeleri de
dikkate alınarak bir satın alma miktarı ortaya çıkar.
5. Bu aşamalar belirlendikten sonra insan
kaynakları, muhasebe, finansman, idari işler, pazarlama, bilgi işlem, yatırım
gibi başlıklar altında şirketin tüm giderleri tasnif edilir ve istenilen
detayda tahminlemeler yapılır.
6. Bütçelerde unutulmaması gereken en önemli nokta,
nakit hareketinin oluştuğu tarihlerin bütçe nakit akışına doğru bir şekilde
aktarılmış olmasıdır. Bunu bir örnekle açıklamak gerekirse;
a. Satış departmanı tarafından Mart ayında AA
ürününden 1000 kg ve 10 TL birim fiyatla 60 gün vadeyle satılacağı öngörülüyor
ise bu satışın Mart ayında gerçekleşmesi durumunda 1000 kgX10 TL= 10.000 TL’nin
satış gelirleri tablosunda 60 gün sonraya konması gerekmektedir. Çünkü satış
Mart ayında olmasına rağmen, yapılan satışın tahsilâtının reel nakit hareketi
60 gün sonra gerçekleşmektedir(60 gün vadeli çek alınmış olabilir ya da 60 gün
sonra havale olabilir).
b. Aynı şekilde Mart ayında bu AA ürününü
satabilmek için önce üretmek gerekmektedir (Mamul stoğunun olmadığı
varsayımıyla). Mamulün ürün reçetesine göre ortaya çıkan malzeme ihtiyacına
bağlı olarak da satın alma departmanı bir satın alma öngörmektedir. AA mamulü
içinde yer alan CC hammaddesinin satın alma koşulları %20 peşin, bakiye 30 gün
vadeli olduğu varsayıldığında; CC hammaddesinin tedarik süreci ve stok durumu
dikkate alındığında bir satın alma planı ortaya çıkacaktır. CC hammaddesinin
tedarik süresinin 15 gün olduğu, AA mamulünün üretim süresinin 3 hafta olduğunu
varsayarsak; AA mamulünün Mart ayında satılabilmesi için üretiminin 3 hafta
önce yani Şubat ayında başlaması; mamulün üretiminde kullanılacak olan CC
hammaddesinin tedarik süresi 15 gün olduğuna göre üretime başlanacak tarihten
15 gün önce yani Ocak ayında sipariş edilmesi gerekecektir. CC hammaddesinin
satın alma koşulları %20 peşin, bakiye 30 gün vadeli olduğuna göre bütçe nakit
akışı açısından bu işlemin, satın alma tutarının %20’sini Ocak ayına, kalan
bakiyenin ise 30 gün sonraya yani Şubat ayına yerleştirilmesi gerekecektir.
7. Bütün bu çalışmalar tamamlandıktan sonra bütçe
nakit akışı oluşacak ve incelenip uygunluğu onaylandıktan sonra bütçe
uygulanmaya başlanacaktır.
8. Süreç içersinde yaşanılacak ekonomik
değişkenlerin bütçe üzerinde önemli etkisi oluşması durumunda esnek bütçe
metodolojisi kapsamında her ay sonunda bütçe verileriyle gerçekleşen
karşılaştırılarak bütçenin denetimi sağlanır. Ekonomik değişkenler ya da planlama
hatalarından kaynaklanan bütçe sapmaları olması durumunda, bütçe üçer aylık
dönemlerle(sektörel özellikler dikkate alınarak daha uzun aralıklar
olabilir) revizyona tabi tutularak güncel
veriler çerçevesinde oluşması sağlanabilir.
Bütçe çalışmalarında unutulmaması
gereken nokta, bütçe için öngörülen varsayımların şirket gerçekleriyle
örtüşmesi, sektör dinamikleriyle uyumlu ve genel ekonomik göstergelerle
koordineli olmasıdır. Devşirme ya da baştan savma, özensiz hazırlanmış bütçeler
şirketlere hiçbir fayda sağlamaz. Unutulmamalıdır ki bütçeler sadece
rakamlardan oluşmazlar. Arkasında ciddi tasarlanmış bir strateji vardır. Bu
açıdan bakıldığında aslında bütçeler yıllık stratejik planların rakamsallaşmış
halleridir. Bu açıdan özenle ve dikkatlice hazırlanmalıdır.
Unutulmamalıdır ki bir şirket
yöneticisinin işini kolaylaştıracak en önemli enstrüman özenle hazırlanmış ve
şirket gerçeklerini yansıtan bütçelerdir.
Yorumlar
Yorum Gönder