Şirketin Bütçesini hazırlarken dikkat edilmesi gereken hususlar…
2014 bütçe çalışmalarının başladığı şu günlerde, bütçenin doğru kurgulanabilmesi açısından şirketlerin özellikle şu konulara dikkat etmelerinin önemli olduğunu düşünüyorum.
Öncelikle, şirket stratejisine paralel bütçe varsayımlarının belirlenmesi gerekmektedir. Bu varsayımlar belirlenirken makro ekonomik göstergelerle şirketin faaliyet gösterdiği sektörün göstergelerinin iyi analiz edilmesi gerekliliği unutulmamalıdır. Makro ekonomik göstergeler açısından baktığımızda 2014 yılı ekonomik büyüme öngörüsü (GSYİH büyüme oranı), yıllık enflasyon beklentisi, döviz kurları, faiz oranlarının hareketliliği, hammadde(faaliyet gösterilen sektöre göre) fiyatlarındaki değişim beklentileri, sektör performansı gibi verilerin incelenmesi ve bunlara göre şirket bütçesinde kullanılacak oranların belirlenmesi gerekmektedir. Bu oranların şirket içi kadrolarca yorumlanması ve/veya tahmin edilmesi gibi konularda bilgi eksikliğinin olduğu işletmelerde, bu verileri yayınlayan kurum ve kuruluşların yorumları da baz alınarak çalışmalar sürdürülebilir. Bu veriler için hükümet tarafından yayınlanan üç yıllık orta vadeli plan öngörüleri, TC Merkez Bankası tarafından yayınlanan rapor verileri, IMF tarafından yayınlanan ülke raporları, OECD ülke mütalaa raporları, ticaret ve sanayi odaları gibi kuruluşların raporları, sektörel dernek ve meslek birlikleri gibi sivil toplum kuruluşlarının yayınladığı raporların içeriklerinden faydalanılabilir. Bu veriler kullanılarak şirketimize ait bütçe varsayımları netleştirilir ve şirket geneline duyurularak, bütçe çalışmalarına dâhil olan birimler tarafından bu varsayımların kullanılması sağlanmalıdır. Şirket genel stratejisi gereği ve makro ekonomik beklentilere bağlı olarak şirketin 2014 yılında büyüme, küçülme veya mevcudu koruma gibi alt stratejisi belirlenir ve çalışmalar bu doğrultuda devam ettirilir.
İkinci olarak, bütçe çalışma planı yapılır. Unutulmamalıdır ki bütçe sadece finansman ya da muhasebe departmanları tarafından tek başına yapılacak kadar basit bir çalışma değildir. Bütçe çalışmaları şirketin geneli tarafından yapılır ancak planlama, yürütme ve koordinasyon görevi finansman ya da muhasebe departmanlarına verilir. Bu nedenle bütçe çalışmalarının sağlıklı bir şekilde sürdürülebilmesi ve istenilen zamanda tamamlanabilmesi için iyi bir bütçe çalışma takvimine ihtiyaç vardır.
Şirketin süreçlerinin başlangıcına göre bütçenin başlangıç çalışmasında sıralama değişmektedir. Örneğin süreçleri sipariş almak ile başlayan (siparişe üretim yapan) işletmeler için süreç satış tahminleriyle başlarken, siparişe üretim (yani önce satıp, sonra üreten)yapmayan şirketlerde süreç üretim ile başlayabilir. Bu durumda bütçenin hazırlık aşamasındaki iş sıralaması da buna göre değişir. Örneğin, siparişe üretim yapan bir şirkette bütçe çalışmalarının akışı şu şekilde olur;
1. Önce bütçe varsayımları belirlenir ve şirket genelinde ilgili birimlere yayınlanır.
2. Satış departmanı yayınlanan bütçe varsayımlarına bağlı olarak yıllık satış tahminlerini yapar(Sektör gereği bir dönemsellik söz konusu ise bunu da dikkatte alarak tahminler yapılır).
3. Satış departmanı tarafından yapılan satış tahminleri onaylandıktan sonra üretim departmanına veriler aktarılır. Üretim departmanı bu satış rakamlarına göre (kapasiteyi göz önünde tutarak) ürün reçete ve rotalarına göre üretim planını yapar. Bu süreçte bir MRP çalıştırarak bu üretimi yapmak için ürün reçetesinde yer alan hammadde, yarı mamul, sarf malzemesi, işçilik gibi reçetede yer alan malzemelerden ne miktarda ihtiyacı olduğunu belirler.
4. Çalıştırılan malzeme ihtiyaç planına (MRP’ ye) göre ortaya çıkan talepler satın alma birimine aktarılır. Satın alma birimi bu ihtiyaçlara göre tedarik sürelerini de dikkate alarak bir satın alma planı oluşturur. Tabi bu arada malzeme ihtiyaç planı yapılırken stok bakiyeleri de dikkate alınarak bir satın alma miktarı ortaya çıkar.
5. Bu aşamalar belirlendikten sonra insan kaynakları, muhasebe, finansman, idari işler, pazarlama, bilgi işlem, yatırım gibi başlıklar altında şirketin tüm giderleri tasnif edilir ve istenilen detayda tahminlemeler yapılır.
6. Bütçelerde unutulmaması gereken en önemli nokta, nakit hareketinin oluştuğu tarihlerin bütçe nakit akışına doğru bir şekilde aktarılmış olmasıdır. Bunu bir örnekle açıklamak gerekirse;
a. Satış departmanı tarafından Mart ayında AA ürününden 1000 kg ve 10 TL birim fiyatla 60 gün vadeyle satılacağı öngörülüyor ise bu satışın Mart ayında gerçekleşmesi durumunda 1000 kgX10 TL= 10.000 TL’nin satış gelirleri tablosunda 60 gün sonraya konması gerekmektedir. Çünkü satışMart ayında olmasına rağmen, yapılan satışın tahsilâtının reel nakit hareketi 60 gün sonra gerçekleşmektedir(60 gün vadeli çek alınmış olabilir ya da 60 gün sonra havale olabilir).
b. Aynı şekilde Mart ayında bu AA ürününü satabilmek için önce üretmek gerekmektedir (Mamul stoğunun olmadığı varsayımıyla). Mamulün ürün reçetesine göre ortaya çıkan malzeme ihtiyacına bağlı olarak da satın alma departmanı bir satın alma öngörmektedir. AA mamulü içinde yer alan CC hammaddesinin satın alma koşulları %20 peşin, bakiye 30 gün vadeli olduğu varsayıldığında; CC hammaddesinin tedarik süreci ve stok durumu dikkate alındığında bir satın alma planı ortaya çıkacaktır. CC hammaddesinin tedarik süresinin 15 gün olduğu, AA mamulünün üretim süresinin 3 hafta olduğunu varsayarsak; AA mamulünün Mart ayında satılabilmesi için üretiminin 3 hafta önce yani Şubat ayında başlaması; mamulün üretiminde kullanılacak olan CC hammaddesinin tedarik süresi 15 gün olduğuna göre üretime başlanacak tarihten 15 gün önce yani Ocak ayında sipariş edilmesi gerekecektir. CC hammaddesinin satın alma koşulları %20 peşin, bakiye 30 gün vadeli olduğuna göre bütçe nakit akışı açısından bu işlemin, satın alma tutarının %20’sini Ocak ayına, kalan bakiyenin ise 30 gün sonraya yani Şubat ayına yerleştirilmesi gerekecektir.
7. Bütün bu çalışmalar tamamlandıktan sonra bütçe nakit akışı oluşacak ve incelenip uygunluğu onaylandıktan sonra bütçe uygulanmaya başlanacaktır.
8. Süreç içerisinde yaşanılacak ekonomik değişkenlerin bütçe üzerinde önemli etkisi oluşması durumunda esnek bütçe metodolojisi kapsamında her ay sonunda bütçe verileriyle gerçekleşen karşılaştırılarak bütçenin denetimi sağlanır. Ekonomik değişkenler ya da planlama hatalarından kaynaklanan bütçe sapmaları olması durumunda, bütçe üçer aylık dönemlerle (sektörel özellikler dikkate alınarak daha uzun aralıklar olabilir) revizyona tabi tutularak güncel veriler çerçevesinde oluşması sağlanabilir.
Bütçe çalışmalarında unutulmaması gereken nokta, bütçe için öngörülen varsayımların şirket gerçekleriyle örtüşmesi, sektör dinamikleriyle uyumlu ve genel ekonomik göstergelerle koordineli olmasıdır. Devşirme ya da baştan savma, özensiz hazırlanmış bütçeler şirketlere hiçbir fayda sağlamaz. Unutulmamalıdır ki bütçeler sadece rakamlardan oluşmazlar. Arkasında ciddi tasarlanmış bir strateji vardır. Bu açıdan bakıldığında aslında bütçeler yıllık stratejik planların rakamsallaşmış halleridir. Bu açıdan özenle ve dikkatlice hazırlanmalıdır.
Unutulmamalıdır ki bir şirket yöneticisinin işini kolaylaştıracak en önemli enstrüman özenle hazırlanmış ve şirket gerçeklerini yansıtan bütçelerdir.
Bülent Orta
Türev Danışmanlık Grup Başkanı
Stratejik Yapılandırma Danışmanı
bulentorta@turev.com.tr
9 Kasım 2013, İzmir
Türev Danışmanlık Grup Başkanı
Stratejik Yapılandırma Danışmanı
bulentorta@turev.com.tr
9 Kasım 2013, İzmir
Yorumlar
Yorum Gönder