Kurumsallaş'ma'dan Kurumsallaşma - 1

Şirketler açısından kurumsallaşma, uzun çalışmalar gerektiren ve kalıcı olması zaman alan oldukça zor bir konudur. Sistematik hareket edilmediği zaman, şirketimize emek ve para anlamında yarardan çok zarar getirebilir. Çünkü şirketlerin kurumsal kimliğe ulaşabilmelerinin temelinde, sistem yaklaşımı yatmaktadır.  Bu noktada  şirketler, kendi yapılarına uygun, kültürel birikimlerini yansıtan, çalışanlarıyla, patronlarıyla, sektörüyle bir bütün oluşturabilecek yapıyı tesis etmeleri ve tesis edilen bu yapıyı, belli kurallar ve sistem içinde yönetebilmeleri gerekir. 

Kurumsal yönetim, şirketlerde köklü bir değişimle mümkün olabildiği için bu değişimin sancıları keskin bir şekilde farklı birim ve bireyler üzerinde görülmektedir. Değişimin olabildiğince az sıkıntılı geçebilmesi yine şirket yöneticilerinin azmi ve kararlılığıyla mümkün olabilmektedir.

İşletmeci yazar David Hutchins, şirketlerin yaşamlarını üç ana evrede ele almıştır.[1] Birinci evre “girişimcilik”, ikinci evre “sistem ve re-organizasyon” ve üçüncü evre “girişimciliğe dönüş” tür.  Bu tanımlamayı detaylandırıp profesyonel şirket yönetimi ile ilişkilendirilmiş olarak şu şekilde açıklanabilir.

Genelde ilk evrede şirketler, pazarda yer edinmek ve yaptığı yatırımı geri almak için çalışırlar. Bu nedenle hesaplı veya bazen de hesapsız risk alarak faaliyette bulunurlar. Amaç bir an önce pazarda yer edinmek ve yatırımı geri almak olduğu için; sistem, organizasyon, uzmanlaşma, profesyonelleşme öncelikli hedefler arasında yer almaz. Genelde de organizasyon yapısı ile şirketin prensipleri uyumlu olmaz. Bu dönemde girişimci veya girişimcilerin teşebbüs ruhu ile birçok problem aşılabilir ve başarılı sonuçlar alınabilir. Fakat bu dönem bittikten, şirket pazarda yer edinmeye başladıktan ve şirketin yapısı büyüdükten sonra (ikinci evre) artık, sistemli çalışma, organizasyonel yapılanma ve profesyonelleşme kaçınılmaz olarak ihtiyaç olmaya başlar. Çünkü bu noktada, organizasyon yetersizliğinden kaynaklanan hatalar belirgin bir şekilde ortaya çıkmaya başlar ve bu da şirketi finansal anlamda olumsuz etkilemeye başlar.

Şirketlerin profesyonelleşmeye ve profesyonel yönetime en ihtiyaç duydukları dönem burasıdır.  Burada artık şirketin kurucu veya girişimcilerinin dışında birçok profesyonel yönetici ve çalışan olduğu için belli bir noktadan sonra şirketin ilk kurulduğu dönemdeki girişimcilik ruhu yavaş yavaş yok olmaya başlar. İşte bu nokta üçüncü evreye geçiş aşamasıdır. Nitekim burada teşebbüs ruhunun canlandırılmasına yönelik ve şirketin kurumsallaşmasına yönelik önemli adımların atılması gerekir. Aksi durumda şirketin satılması, dağılması ve yok olması gibi durumlar ortaya çıkabilir.

Şirketler açısından kurumsallaşma aşağıdaki şekilde tarif edilmektedir:

Gerek karar verici yöneticilerin değerleri, gerek firmanın kurum kültürü ile politikaları, gerekse kurumsal etmenlerin zorlamaları doğrultusunda oluşan veya oluşturulan kurallar, prosedürler, inançlar ve değerlerin, firmanın bütün ortakları, yöneticileri ve çalışanları tarafından aynı şekilde benimsenmesi, uygulanması, nesilden nesile aktarılması ve bu sayede firmanın kişilerden bağımsız yapıya bürünmesidir.

Kurumsallaşmanın bir şirkete şu faydaları sağları sağladığını ifade edebiliriz:

• Şirketin uzun yıllar kalıcı ve istikrarlı olmasını sağlar.
• Şirketin ortaklık yapısındaki ve üst yönetimdeki değişimlerden olumsuz etkilenmez.
• Etkin bir sistemlilik ve standartlaşma sağlanır.
• Kişilere bağımlılık büyük oranda ortadan kalkar.
• Profesyonelleşme artar.
• Çalışan ve yöneticilerin şirkete bağlılıkları artar.
• Şeffaf ve saydam bir şirket yönetimi oluşur.
• Şirket içinde ve dışında kurumsal imaj oluşur.
• Maddi ve manevi kaynaklara ulaşmak kolaylaşır.

Bu sırada aklımıza şu soru gelebilir:

Kurumsallık oranı düşük olan şirketlerin kurumsallaşma sürecinde karşılaştıkları ortak problemler nelerdir?

• Kurumsallaşma problemi (ailenin kurumsallaşması, şirketin kurumsallaşması),
• Profesyonel yöneticilerle geçinememe,
• İkinci veya üçüncü kuşağın yetişememesi,(Eğer aile şirketiyse)
• Aile içi sorunların işe yansıtılması ,(Eğer aile şirketiyse)
• Aile mensuplarına ve akrabalara hak etmedikleri konumların verilmesi,
• Yetki göçerimi,
• İş tanımlamalarının tam olmaması,
• Yazılı iş yapış kurallarının olmaması veya eksik olması,
• Şirket çalışanlarına güven duyulmaması,
• Çekirdekten gelen iş yapış alışkanlıklarının aşılamaması,
• Yeni teknolojik gelişmelerin izlenememesi,
• Stratejik yönetim mantığının olmaması,
• Şirketin değil kişilerin ya da ailenin çıkarlarının ön planda tutulması,
• Eğitim yetersizliği,
• Zaman yönetimi, etkin toplantı yönetimi gibi verimlilik arttırıcı konuların önemsenmemesi. 

Kurumsallaşma düzeyi, beş aşamada kavramlaştırabiliriz:

1.Aşama) Kurumsal Olmama

Bu aşama kurumsallaşmanın hiç olmadığı noktadır. Bu düzey firmaların ilk kuruluş yıllarında ortaya çıkmaktadır. Fakat aşama çok kısa sürer. Çünkü her firma bilinçli veya bilinç dışı olarak, az da olsa kurumsallaşır. Gün geçtikçe sosyal değerlere ve normlara uyum, kurum kültürünün oluşması gibi unsurlarla ön kurumsallaşma ortaya çıkmaya başlar.

2.Aşama) Ön Kurumsallaşma

Bu aşama, kurumsallaşmanın başlangıç aşamasıdır. Bu aşamada, karar verici yöneticilerin değerleri, firmanın kurum kültürü ile politikaları ve çevrenin zorlamaları doğrultusunda biçimsel olmayan bir şekilde kurallar ve ortak paylaşılan değerler oluşmaya başlar. Nitekim bu doğrultuda kurum kültürü de belirginleşmeye başlar. Fakat firmanın gerekli kuralları, değerleri ve politikaları henüz çok zayıftır. Yönetim mekanizmaları, gerekli etkinlikte oluşturulmamıştır. Sosyal sorumlulukları yerine getirme, kamuyu aydınlatma, profesyonelleşme gibi unsurlarda önemli zaaflar vardır.  Özellikle yeni kurulan şirketlerde, işlerin karmaşıklaşması ve organizasyon yapısının büyümesiyle birlikte faaliyetlerde iletişimsizlik ve kopukluklar oluşabilir.  

3.Aşama) Yarı Kurumsallaşma

Kurumsallaşmanın orta düzeyde olduğu bu aşamada, eyleme şekil veren kodların, kuralların, değerlerin uygulamaya geçirilmesi ve gerektiğinde güncellenmesi söz konusudur.  Biçimsel organizasyon yapısının ve faaliyet yapısının tam olarak olmasa da tanımlandığı ve uygulandığı aşamadır. Nitekim işleyişi bozan prosedürlerin, yetki ve sorumlulukların, kuralların ve ortak paylaşılmayan değerlerin güncellenip yeniden kodlandığı aşamadır.

4.Aşama) Kurumsallaşma

Kurumsallaşmanın yüksek olduğu düzeydir. Bu düzeydeki firmaların genel olarak biçimselleşme, biçimsel yapıya uyum, toplumsal değerlere uyum, şeffaflık, kurumsal sosyal sorumluluk yönünden kurumsallaşmaları çok yüksektir. Fakat profesyonelleşme ve kültürel güç ile ilgili yapılması gereken birçok çalışma söz konusudur. Çünkü bu iki unsurun kurumsallaşma düzeyi; kurucuların gücü elinde tutmak istemeleri, firmanın ortaklık yapısındaki değişimler, organizasyon yapısındaki büyüme, veraset paylaşımları, üst yönetimdeki kuşak değişimleri, firmanın büyümesi gibi nedenlerden dolayı, diğer unsurlara göre daha düşüktür (orta veya yüksek düzeyde).

5.Aşama) Tam Kurumsallaşma

Bu aşamada, kurum kültürü güçlenmiş durumdadır. Faaliyetler, firmadaki bütün çalışan ve yöneticiler tarafından yazılı olarak tarif edilen kural, prosedür ve değerlere göre sistemli bir şekilde sürdürülmektedir. Kuralların, prosedürlerin, değerlerin alışkanlık haline gelmesi söz konusudur. Ayrıca profesyonelleşme sağlanmıştır. Firmanın toplum nezdinde ve kurumsal çevrede meşruluğu yüksektir. Bununla birlikte firma, tüm paydaşlarına (devlet, hissedar, çalışan vs.) karşı oldukça şeffaf, her yaptığının hesabını kolaylıkla verebilmekte ve kurumsal sosyal sorumluluklarını yerine getirmektedir. Sonuç olarak firmanın organizasyon yapısı, veraset paylaşımı ve yönetim değişiklikleri gibi köklü değişimlerden olumsuz etkilenmeyecek şekilde kişilerden bağımsız bir yapıya bürünerek yüzde yüz oranında kurumsallaşmıştır.

Bir şirketin kurumsallaşması için çalışma yapılması gerekli 7 ana unsur söz konusudur;

yazının devamı bir sonraki yazıda yer almaktadır...

---

[1] Üzeyir Garih, Yönetim İlkeleri,2000, s.272